Hubble、高浜酸素の重要文書検索時間を5分の1に短縮

株式会社Hubbleは、契約書管理クラウド「Hubble mini」の高浜酸素株式会社での活用事例を公開しました。
高浜酸素は、契約書や許認可証、免許証などの重要文書をHubble miniに集約しました。
文書検索にかかる時間を5分の1に減らし、許認可証や免許の更新漏れを防ぐ体制を整えました。

記事の概要

高浜酸素は、産業高圧ガスや医療ガスの製造・販売、工事などを手がけています。
ガス事業では、高圧ガス保安法や液化石油ガス法、薬機法に関する文書管理が必要です。
同社では導入前、必要な文書の検索に時間がかかり、文書が各拠点に分散していました。
許認可証や免許の更新時期の管理も属人化し、秘匿性の高い文書を共有する方法もありませんでした。
Hubble miniの導入後は、契約書や周知文書に加え、許認可証、免許証、登記簿、納税証明書を一元管理しています。
検索時間を5分の1に削減したほか、過去文書のデータ化にかかる2人月分の費用も削減しました。
更新期限の自動通知と権限管理により、重要文書の更新漏れを防ぎ、両拠点から確認できる体制を構築しました。

記事のポイント

1. 重要文書を一元管理： 契約書や許認可証、免許証、登記簿、納税証明書までHubble miniに集約し、拠点間の文書確認を効率化しました。
2. 検索時間を5分の1に： 契約書や周知文書などの検索時間を導入前の5分の1に減らし、過去文書のデータ化費用も2人月分削減しました。
3. 更新漏れを自動通知： ガス事業に関する許認可証や免許の期限を自動通知し、事業継続に関わる更新漏れのリスクを未然に防ぎました。

このニュースがもたらす影響

• 導入を検討する企業： 契約書だけでなく許認可証や免許証まで扱う企業では、文書管理ツール選定時に、期限通知・権限管理・拠点横断検索を要件として比較する必要が生じそうです。
• 文書管理サービス提供者： 契約書管理の提案でも、許認可証や登記簿など周辺文書の管理まで対象に含められるかが、規制業種の顧客への訴求力を左右する可能性があります。
• 法務・総務部門： 検索時間やデータ化費用の削減効果が示されたことで、文書管理の改善では機能導入だけでなく、作業時間や更新漏れリスクを導入前後で測ることが求められそうです。

このニュースの背景

高浜酸素のガス事業では、高圧ガス保安法や液化石油ガス法、薬機法に関する文書管理が必要です。
導入前は文書が各拠点に分散し、必要な文書の検索や拠点間での確認に手間がかかっていました。
許認可証や免許の更新時期の管理も属人化しており、秘匿性の高い文書を共有する方法がありませんでした。
こうした課題に対し、契約書に加えて許認可証や免許証などを一元管理し、期限通知と権限管理を組み合わせる運用が取られています。

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