オプティソース、中小企業向け事務自動化サービスを提供開始

オプティソースは、中小企業向けの事務作業自動化サービスを始めました。
メールやFAXの注文情報を既存のExcelへ転記し、見積書作成や月次集計も自動化します。
利用企業の手順や書類の形に合わせて仕組みを作り、運用後も見守りと手直しを続けます。

記事の概要

オプティソース株式会社は、毎日・毎月繰り返す事務作業を自動化するサービスを提供します。
サービス名は「事務作業の自動化」で、事務作業のアウトソーシングではなく、AIの仕組みを顧客の手順に組み込みます。
メールやFAXの注文情報を読み取り、顧客が使っているExcelの受注表へ入力します。
FAXや手書きの注文書は、スマートフォンで撮影するかスキャナーで読み込めます。
AIが読み違えそうな箇所は黄色で示し、理由を残したうえで担当者が確認できます。
過去の見積をもとにした見積書の下書きや、顧客台帳の更新にも対応します。
月次の売上・在庫・入金集計や、複数データを一つの表にまとめる作業も対象です。
導入時は30分のオンライン相談を行い、運用開始後もオプティソースが仕組みを見守り、手直しを続けます。

記事のポイント

1. 既存Excelで受注処理： メールやFAX、手書き注文書を読み取り、既存のExcel形式に合わせた受注表へ入力します。読み違いの可能性は黄色で示し、人が確認できます。
2. 幅広い定型事務に対応： 見積書の下書きや顧客台帳の更新、売上・在庫・入金の月次集計など、繰り返し作業を対象にします。
3. 導入後も運用を支援： 30分のオンライン相談後、顧客の手順とExcelや書類の形に合わせて仕組みを作り、運用後も見守りと手直しを続けます。

このニュースがもたらす影響

• 導入を検討する中小企業： 既存のExcelや書類を変えず、まず負担の大きい事務を1つから始められるため、導入前には対象業務と人が確認すべき箇所を整理することが重要になりそうです。
• 業務自動化事業者： 個別の手順や書式に合わせた仕組みづくりに加え、運用後の見守りと手直しまで求められるため、単なるツール提供より継続支援の体制が競争力にな​​る可能性があります。
• 中小企業の事務部門： 担当者の経験に依存していた受注や集計の手順を仕組みに残せるため、休退職時の引き継ぎや業務分担を見直す契機になる一方、人による確認工程の設計も必要になりそうです。

このニュースの背景

中小企業では、事務担当者の採用が難しく、担当者の退職や休暇で作業が止まる課題が示されています。
一方で、注文情報はメールやFAX、手書き書類で届き、既存のExcelへの転記や月次集計が繰り返されています。
こうした業務に対し、既存の手順や書式を維持しながら、AIによる読み取りや集計を組み込むサービスが登場しました。
AIが読み違えそうな箇所を人が確認できる仕組みと、導入後の手直しによって、専門人材がいない企業でも運用を始めやすくしています。

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