LegalOn Technologies、契約書をSharePointから直接取り込み

LegalOn Technologiesは、法務向けサービス「LegalOn」に新機能を追加しました。
Microsoft SharePointとMicrosoft OneDriveに保存した契約書や関連資料を、ダウンロードせず直接取り込めます。
システム間のファイル移動を減らし、契約書の審査・管理を進めやすくします。

記事の概要

LegalOn Technologiesは、「LegalOn」でSharePointとOneDriveからファイルを直接取り込める機能の提供を開始しました。
ユーザーは「LegalOn」上で保存済みの契約書や関連資料を閲覧・検索し、必要なファイルを選択できます。
ファイルをPCへダウンロードしてから再アップロードする作業が不要になります。
これにより、システムをまたぐ操作の負担や、取り込むファイルを間違える可能性を減らせます。
ファイル選択にはMicrosoftが提供する画面を使うため、Microsoft 365の利用者は慣れた操作で取り込めます。
取り込んだファイルは、ほかのファイルと同じように「LegalOn」上で審査・管理できます。
アクセス権限も一貫して管理できますが、利用にはIT管理者による連携の有効化が必要です。

記事のポイント

1. 2サービスから直接取り込み： SharePointとOneDrive上の契約書や関連資料を、LegalOnから閲覧・検索して直接取り込めます。
2. ダウンロード作業を削減： PCへのダウンロードと再アップロードを省き、保存場所や最新版の確認にかかる手間を減らせます。
3. 権限管理を継続： 取り込んだファイルはLegalOn上で審査・管理でき、ほかのファイルと同様にアクセス権限を管理できます。

このニュースがもたらす影響

• 導入を検討する企業： 既存のSharePointやOneDriveを保管基盤として使う企業は、業務環境を変えずに審査へつなげられるため、導入時に連携設定や権限設計まで含めて評価する必要がありそうです。
• 同業サービス提供者： 契約書管理サービスでは、単体の審査機能だけでなく、顧客が使うストレージとの接続性や権限の一貫性も、選定時の比較項目になっていく可能性があります。
• 企業のIT管理者： 利用部門への展開では、連携を有効化する主体として、どの保管場所を対象にするかやアクセス範囲を事前に整理する運用が求められそうです。

このニュースの背景

企業では、契約書や関連資料をクラウドストレージで保管・共有するケースがあります。
別のシステムでファイルを使う際は、PCへのダウンロードと再アップロードが必要になる場合があり、保存場所や最新版の確認、ファイルの取り違えが課題になっていました。
SharePointやOneDriveの利用者から、保管中の契約書や関連資料をLegalOnへ直接取り込みたいという要望が寄せられていました。

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