OpenAIのChatGPT Work、メール検索と資料作成を実務で支援

米ZDNETの筆者は、エージェント型AIツール「ChatGPT Work」を数カ月にわたり実務で活用しています。
メールの過去履歴を探したり、大量の公開データをスライドに変換したりする用途で使っています。
サンフランシスコ市消防局の約75万件のデータ処理では、作業中の待ち時間を含めて13分で出力しました。
一方で、メール接続の管理やスライドのデザイン調整には、人による確認が必要です。

記事の概要

ChatGPT Workは、複数のステップを実行するエージェント型のAIツールです。
筆者はGmailとの接続を必要な作業の直前だけ有効にし、完了後すぐに解除しています。
メール検索では、OpenAIに関する広報担当者や外部代理店との過去のやりとりを探し、決定事項や未解決の質問を整理しています。
最初のプロンプトでは検索対象が社内広報担当者に限られたため、外部代理店を含めるよう指示を詳しく修正しました。
データ処理では、米サンフランシスコの火災に関する約75万件の公開データから、事案数が多い上位10の大隊を抽出しました。
ChatGPT Workは抽出した情報をPowerPointのスライドに変換しましたが、色合いやチャート配置には調整が必要でした。
筆者は、ChatGPT Workが処理にかかった13分の間に別の作業を進められた点を評価しています。

記事のポイント

1. メール履歴を要約： Gmailの過去のやりとりを検索し、決定事項や未解決の質問、次の対応を整理できます。
2. 大量データを変換： 約75万件の公開データから必要な情報を抽出し、上位10の大隊を示す資料に変換しました。
3. 出力後の調整が必要： データ処理は有用ですが、スライドの色やチャート配置などのデザインは人による修正が必要です。

このニュースがもたらす影響

• 導入検討企業： メール検索や資料作成を任せる場合、作業単位で接続権限を管理し、検索条件の漏れと出力内容を人が確認する運用まで設計する必要がありそうです。
• 同業の提供者： 評価軸は回答の正確さだけでなく、データ取得から集計、資料化までをどこまで連続して実行できるかへ移る可能性があります。出力後の編集負担も差別化要因になりそうです。
• 情報システム部門： 生成AIの業務利用を広げる際は、メールなど社内データへの接続を常時許可するのではなく、用途・期間・解除手順を定めた権限管理が求められそうです。

このニュースの背景

筆者はChatGPT Workを数カ月にわたり実務で使い、メールの過去履歴の整理や大量データの資料化に活用しています。
メール検索では、初回の指示だけでは対象範囲が狭く、外部代理店を含めるためにプロンプトの修正が必要でした。
約75万件の公開データ処理では、集計からスライド化までを進められた一方、色やチャート配置には人の調整が残りました。
処理中に別の作業を進められたことから、完成品をそのまま使うのではなく、待ち時間を含む作業工程の一部を委ねる使い方が示されています。

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詳しい記事の内容はこちらから（引用元）

ZDNET Japan

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